Praca zespołowa to praca grupy ludzi (pracowników), którzy wykonują czynności i zadania wydzielone z procesów pracy. Wymaga ona wspólnych wysiłków, współpracy, współdziałania, udzielania sobie pomocy i pełnienia różnych funkcji. Osoby pracujące w zespole zwykle ponoszą zbiorową odpowiedzialność za wyniki swojej pracy.
Praca zespołowa często utożsamiana jest z pracą w grupie – zwykle pojęć tych używa się zamiennie. Zgodnie z definicją nie każda grupa jest zespołem. Aby grupa mogła być uznana za zespół, musi spełniać określone warunki, które składają się na tzw. cechy pracy zespołowej. Są to:
• wspólny cel;
• współpraca;
• wspólny system wartości i norm;
• zbiorowa odpowiedzialność;
• wzajemne wsparcie.
Do najważniejszych zalet pracy zespołowej można zaliczyć:
• efektywność – praca w zespole pozwala lepiej, skuteczniej i szybciej rozwiązywać powierzone zadania. Jedna osoba nie byłaby w stanie realizować tego z takim samym efektem, co zespół;
• większa wiedza, doświadczenie i umiejętności – połączenie wiedzy i umiejętności każdej osoby pracującej w zespole pozwala uzyskać jeszcze lepsze wyniki, każdy dokłada swoją cegiełkę do końcowego efektu;
• aktywność i zaangażowanie – w trakcie pracy zespołowej mamy do czynienia ze zjawiskiem facylitacji. Ludzie wiedząc, że pracują w grupie osób i czując, że są obserwowani przez innych, stają się bardziej pobudzeni do działania;
• wzrost kompetencji – dzięki możliwości wymiany poglądów, wiedzy i doświadczeń osoby pracujące w zespole mogą zwiększyć swoje kompetencje i nauczyć się czegoś od innych;
• szybszy przepływ informacji – praca w zespole przebiega szybciej i umożliwia sprawniejszą komunikację;
• lepsza atmosfera w pracy – dzięki pracy w zespole wzrasta integracja zespołu, co przekłada się na lepszą atmosferę;
• zaspokojenie potrzeby przynależności do grupy – człowiek to istota społeczna, działanie w grupie daje więc jednostce poczucie przynależności, wsparcie emocjonalne, identyfikację.
Do czynników utrudniających pracę w zespole zaliczyć można:
• pewne cechy charakterów pracowników, które powodują, że takie osoby nie są zdolne pójść na kompromis;
• dominację przez jednostkę;
• rozmycie odpowiedzialności za decyzje;
• brak zaangażowania poszczególnych członków zespołu;
• konflikty między pracownikami;
• brak odpowiedniej motywacji;
• syndrom grupowego myślenia (uleganie naciskowi zespołu).
Liczne badania pokazują, że nawet najlepsza, najbardziej zmotywowana jednostka, nie jest w stanie uzyskać takich rezultatów jak zespół pracowników. Jaka jest przyczyna zaistniałej sytuacji? Dzieje się tak dzięki efektowi synergii, który umożliwia poszczególnym osobom rozwinięcie umiejętności, czy też kompetencji własnych, pod wpływem zachowań i działań pozostałych członków zespołu.
W ramach maksymy: „co dwie głowa to nie jedna”, możemy dopatrywać się również większej ilości możliwości rozwiązania problematycznej sytuacji, czy też doprowadzić do szybszego wprowadzenia w życie elementów naprawczych. Co więcej, praca zespołowa pozwala zminimalizować błędy, dzięki faktowi, że członkowie grupy mają możliwość kontrolować się wzajemnie i wskazywać na mankamenty rozwiązań, których zainteresowana osoba może nie zauważać. Dzięki współpracy, grupa staje również przed możliwością wzajemnego motywowania się, rozwijania inicjatywy, a także myślenia kreatywnego. Okazuje się także, że przy większej liczbie osób silniej identyfikowane są cele i rezultaty pracy.

Aby praca w zespole przyniosła oczekiwane efekty, należy:
• Wykształtować w sobie poczucie odpowiedzialności zarówno za pracę swoją jak i pozostałych członków zespołu.
• Określić i wypracować sposoby komunikacji, oparte przede wszystkim na otwartym dialogu, życzliwości oraz otwartości.
• Zwrócić uwagę na dystraktory, które mogą pojawić się w procesie tworzenia wspólnego dzieła i przeciwdziałać barierom komunikacyjnym.
• Zastanowić się nad możliwościami rozwiązywania pojawiających się problemów, ale także konfliktów.
• Zwracać baczną uwagę, aby każdy poszczególny członek załogi rzeczywiście angażował się w powierzone mu zadanie czy projekt.
• Wyznaczyć jakieś symboliczne kary za celowe, bądź świadome łamanie ustalonych wcześniej zasad;
• Upewnić się, że każdy partycypant grupy, wyraził zgodę na pracę w zespole i identyfikuje się z przebywaniem w poszczególnym gronie osób.
Zasada SMART
SMART to akronim utworzony od pierwszych liter angielskich słów, które wskazują najważniejsze cechy poprawnie wyznaczonego celu. Są to: specific, measurable, attractive (lub w niektórych rozwinięciach: achievable), realistic (lub: relevant), time-bound. Poniżej posiłkujemy się polskimi odpowiednikami tych wyrazów. Natomiast całe słowo SMART po polsku oznacza „mądry, sprytny”, co dodatkowo podkreśla zalety planowania celów zgodnie z tą koncepcją.
Co to znaczy, że dany cel jest SMART? Czym powinien się charakteryzować dobry cel według tej metody? Rozwińmy poszczególne elementy tej nazwy.
• S – sprecyzowany. Im bardziej konkretny jest cel, tym lepiej
• M – mierzalny. Aby móc sprawdzić, czy cel został zrealizowany, dobrze jest wprowadzić jakieś mierniki postępów.
• A – atrakcyjny. Dobrze sformułowany cel powinien dodawać skrzydeł i motywować do działania. Możesz to osiągnąć, określając, jak chcesz się poczuć dzięki jego realizacji albo jakie korzyści będą się z nim wiązać.
• R – realistyczny. Cel SMART powinien stanowić pewne wyzwanie, czyli nie być za łatwy.
• T – terminowy. Dobry cel zakłada przynajmniej przybliżony czas realizacji.
Techniki zarządzania czasem:
Tworzenie list zadań
Tworzenie „listy To-Do” (do zrobienia) to najprostsza i najpopularniejsza metoda organizowania czasu. Listy powinny być sporządzane w jednym miejscu (kalendarzu, brulionie) oraz uwzględniać wszystkie zadania, począwszy od najważniejszych, do mniej istotnych. Zadania do wykonania warto łączyć w pakiety, czyli grupować podobne np. wysyłanie maili, czy rozmowy telefoniczne. W ten sposób oszczędzamy czas.
Technika Pomodoro
Technika ta polega na podziale czasu potrzebnego do wykonania zadania, na krótsze odcinki czasu, w których będziemy pracować intensywnie i bez rozpraszania się. Takie bloki czasowe z założenia wynoszą 25 minut, po których następuje 5-minutowa przerwa. Po czterech sesjach powinna nastąpić dłuższa, 15-minutowa przerwa. W czasie przerwy odrywamy się całkowicie od zadania, co powinno zwiększać naszą sprawność intelektualną.
Matryca Eisenhowera – wyznaczanie priorytetów

• Zadania pilne i ważne to sprawy, których nie można odpuścić, są dla nas istotne i mają krótki okres realizacji. Ich odpuszczenie niesie ze sobą przykre konsekwencje, dlatego najlepiej wykonywać je osobiście lub zlecając innym, zadbać o ich wykonanie.
• Zadania pilne i nieważne, to zadania, które nie są ważne dla nas osobiści. Są jednak pilne i konieczne do wykonania, jak telefony, maile, płacenie rachunków. Obowiązki te możemy zlecać innym osobom.
• Zadania ważne, ale nie pilne, to zadania pomagające osiągnąć cel, lecz równocześnie nienaglące. Zaliczamy tutaj planowanie, rozwój umiejętności czy budowanie relacji.
• Zadania nieważne i nie pilne, to pożeracze czasu, odciągające uwagę od rzeczy istotnych. Pozostające, bez wpływu na naszą przyszłość oraz kradnące czas teraźniejszy, dlatego najlepiej je wyeliminowywać.
Metoda ALPEN
Pozwala ustawiać zadania według ich ważności. Metoda ta sprowadza się do określenia najważniejszych etapów wykonywania zadań. Idealnie nadaje się do zarządzania krótkoterminowego np. do planowania działań w obrębie jednego dnia.
Nazwa metody pochodzi od pierwszych liter niemieckich słów:
• A – (Aufgaben – zadania) określamy, jakie zadania mamy do wykonania danego dnia.
• L – (Länge schätzen – szacowanie długości) ile czasu pochłonie realizacja każdego zadania.
• P – (Pufferzeiten einplanen – przerwy i pauzy) uwzględnienie przerw pomiędzy poszczególnymi zadaniami.
• E – (Entscheidungen treffen – priorytety) określanie priorytetów i ewentualne delegowanie mniej ważnych spraw.
• N – (Nachkontrolle – kontrola) analiza całego dnia, podsumowanie aktywności i efektywności zarządzania czasem.
Techniki zarządzania czasem – ABC
Techniki zarządzania czasem mają różny stopień trudności. Metoda ABC jest bardzo prosta i łatwa do zrealizowania. Opiera się ona na zasadzie Pareto (patrz niżej) i służy do podziału zadań według ważności. Polega ona na wypisaniu wszystkich zadań do realizacji danego dnia, a następnie na przypisaniu im kolejnych liter alfabetu, zgodnie z przyjętymi kryteriami:
• A – Zadania ważne, które muszą być koniecznie wykonane, z uwagi na ewentualne konsekwencje ich niewykonania. W przypadku kilku takich spraw nadajemy im cyfry, uwzględniając kryterium wagi np. A 1, A 2 itd. Czynności z tej grupy nie należy zlecać innym osobom.
• B – To zadania, które muszą zostać wykonane, ale nie niosą ze sobą nieprzyjemnych konsekwencji. Możemy je wykonać samemu, albo delegować. Zadania z tej grupy zaczynamy wykonywać dopiero po zrobieniu wszystkich w grupie A.
• C – To pozostałe do wykonania czynności, które nie mają wpływu na wyniki pracy. Można je wykonać później, przenieść na inny dzień, albo zlecić do wykonania innej osobie. Przystępujemy do nich, po wykonaniu czynności z listy B.
Zasada Pareto 80:20
Zarządzanie czasem nie ma na celu robienie coraz więcej i coraz szybciej, lecz na określaniu zadań priorytetowych i ich wykonywaniu. O tym mówi też zasada Pareto, dzięki której robisz mniej, uzyskując lepsze rezultaty. Dlaczego tak się dzieje?
Okazuje się, że 20% naszych działań odpowiada za 80% osiąganych przez nas wyników. Natomiast 80% zadań przynosi tylko 20% efektów. Nie wszystkie nasze zadania są tak samo istotne dla osiągania naszych celów. Dlatego warto wybrać te najważniejsze 20% i na nich się skupić, zamiast tracić czas i energię na działania niedające żadnych korzyści.
Zasada 60:40
Zasada 60:40 polega na tym, by zachować w naszych planach pewien bufor czasowy. Nie da się bowiem wszystkiego zaplanować i wykorzystać 100% dostępnego czasu. Często zadania, które planujemy, zajmują nam więcej czasu, niż zakładaliśmy. Mogą też pojawić się problemy i nieuwzględnione przez nas prace. Rzeczywistość zwykle weryfikuje zbyt optymistyczne plany. Dlatego zgodnie z zasadą 60:40, powinniśmy 60% czasu poświęcić na realizację rutynowych zadań, a pozostałe 40% na czynności pozostałe, niezaplanowane i nieoczekiwane.
Zasada 2 minut
Tam, gdzie można, stosujemy zasadę 2 minut. Jeżeli wiemy, że dane zadanie zajmie nam mniej, niż 2 minuty, to najlepiej wykonać je od razu, zamiast dopisywać do listy zadań do zrobienia.